第一条　为加强劳动保障监察案卷档案管理,有效保护和利用档案,促进档案管理工作的标准化和规范化,根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》等有关规定,结合行政执法档案的特点,制定本办法。

第二条　本办法所称劳动保障监察案卷档案是指劳动保障监察机构在办理监察案件过程中形成的,能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物(以下统称文书材料)等不同形式的历史记录。

第三条　 劳动保障监察实行集中统一的案卷档案管理制度。

第四条　 劳动保障监察案卷档案管理,遵循一案一卷、分类保管、利于保密、方便利用的原则。

第五条　劳动保障监察机构应明确专门的档案管理人员,具体承担案卷档案管理工作,在业务上接受同级劳动保障行政部门档案管理工作的监督和指导。

第六条　 劳动保障监察案件文书材料的立卷归档由案件承办监察员和档案管理人员共同进行,劳动保障监察机构应就本办法第七条规定的职责进行具体分工,明确岗位责任。

第七条　案卷档案管理职责:

(一)收集、整理案卷材料;

(二)立卷编目并装订卷宗;

(三)对案卷进行分类和统计;

(四)办理案卷的查阅、借阅手续,有效利用案卷档案;

(五)做好案卷档案的保管和防护工作;

(六)领导交办的其它案卷档案工作。

第八条　劳动保障监察机构在立案后,承办监察员即开始收集有关本案从受理立案到结案执行各阶段的各种文 书材料,着手立卷工作。在案件办结以后,要认真检查全案的文书材料是否收集齐全,若发现文书材料不完备的,应及时补齐或补救,并去掉与本案无关的材料,再 行排列整理。

第九条　人卷的文书材料,一般只保存一份(有领导人批示的材料除外),重份的材料一律剔除。本厅(局)的行政处理决定书、处罚决定书可保留三份,装入卷盒内备用。

第十条　入卷的文书材料应符合下列要求:

(一)字迹清楚,内容完整。

(二)各类劳动保障监察文书必须使用A4办公纸,并用毛笔、钢笔(碳素、蓝黑墨水)书写、签发或喷墨、激光打印机打印,禁用铅笔、圆珠笔和其他墨水书写、签发或色带打印机打印。

第十一条　 劳动保障监察案卷文书材料的排列顺序,总的要求是按照办案程序的客观进程及形成文书时间的自然顺序,兼顾文书之间的有机联系进行排列。

第十二条　 劳动保障监察案卷文书材料的排列顺序:

(1) 卷宗封面;(2)卷内目录；(3)受理举报登记表(附举报材料)、检查登记表、移送通知书、指定管辖通知书等案件来源材料;(4)立案审批表;(5)当事 人及有关人员主体资格及身份证明材料;(6)调查取证材料(询问通知书及送达回证、调查笔录等各类证据材料);(7)限期改正指令书及有关材料(案件办理 报批表、送达回证、改正情况材料);(8)处理、处罚文书(劳动保障监察决定书、行政处罚告知书、行政处理决定斗争、行政处罚决定书)及有关材料(案件办 理报批表、讨论案件笔录、听证程序材料、送达回证、当事人申辩材料);(9)结案审批表;(10)执行手续材料(罚款收据、强制执行申请书、人民法院关于 执行的裁定书等);(11)行政复议和行政诉讼材料(复议申请书或行政起诉状副本、答辩书(状)、复议决定书、人民法院的判决或裁定书等);(12)卷内 备考表及卷底。

第十三条　回避申请书(含答复意见人延长办案期限报批表、中止及恢复办案期间报批表等文书材料,在办案过程中的形成时间不固定,应根据形成的具体时间排列。

第十四条　案件文书材料可根据利用需要分为正卷相副卷，一卷一号，副卷案卷号与正卷相同，在案卷号后加注“副”字。

正卷为案件办理过程中形成的可以对外公开的文书材料，副卷为案件办理过程中形成的有关内部工作情况等不能对外公开的文书材料。对事实清楚、情节简单的案件，文书材料中没有不宜公开材料的，可以只立正卷。

第十五条　文书材料经过系统排列后,要逐页编号。页号一律用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角,背面的左上角。卷宗封面、卷内目录、备考表及卷底不编号。

第十六条　卷内目录应按文书材料排列顺序逐件填写或打印。一份文书材料编一个顺序号。没有题名的文书材料要拟定题名,题名不得随意更改和简化。

第十七条　卷宗封面应按规定项目逐项填写或打印。字迹要工整、规范、清晰。

第十八条　卷宗装订前,要对文书材料进行全面检查,材料不完整的要补齐,破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折 叠。加边、加衬、折叠均以A4办公纸为准。对于字迹难以辨认的材料,应附上抄件。外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。需要附卷保存的信封,要打开展平 加贴衬纸,邮票不得取掉。文书材料上的金属物必须剔除干净。

第十九条　每卷的厚度以不超过20毫米为宜。材料过多的,应接顺序分册装订,其中办案过程材料和主要证据材料列入第一卷,其他证据材料按顺序装订证据卷,案号相同。

第二十条　卷宗必须用线绳三孔一线装订。长度以160毫米左右为宜。并在卷底装订线结扣处粘贴封志,由立卷人及档案管理人员加盖骑缝章。

第二十一条　劳动保障监察案件结案后三个月内,承办监察员应将案件全部文书材料按本办法规定的顺序排列,并及时向档案管理人员移交,接收入要逐卷检查验收。卷宗质量不符合本办法要求的,应退回重新整理。

第二十二条　案卷归档时,卷内文书材料有需要说明的问题,应填写在备考表内,并由立卷人二检查人分别签名,注明立卷时间。

第二十三条　案件中形成的录音、录像材料按磁性载体档案的管理办法另行管理。同时应当编制说明,注明名称、数量、内容摘要等,归入同案案卷。

另行保存的录音、录像材料档案每件应贴上标签,注明当事人、案由、案号、案卷号、承办人、录制人、录制时间、录制内容等。

第二十四条　劳动保障监察案件证物材料,能附卷的随卷归档。不便附卷的证物作为实物档案另行管理,同时应拍照片并编制说明,注明证物名称、数量、主要内容等归入同案案卷。

第二十五条　劳动保障监察案卷分为"作出处理处罚决定"(A类)和"未作出处理处罚决定"(B类)两类。A类案卷保管期限为定期15年,B类案卷保管期限为定期8年。档案保管期限,从结案时间的下一年起算。经过行政复议或行政诉讼的案件,从复议决定或人民法院的判决、裁定发生法律效力后的下一年起算。

第二十六条　归档后的案卷,应由档案管理人员按照归档时间(以结案时间为准)排列,并按保管期限(案卷类别)分别编辑案卷目录。

案卷目录中"案卷号"(档案室编订共8位数,前四位为年度,后四位为本年度该类案件归档的流水号。 "案卷题名"由涉案单位与案由组成,备注栏填写该案卷的立案号,该案不止一卷的同时注明。

第二十七条　编目完成后,应按案卷号顺序将卷宗装入卷盒。一个卷盒可装入多个卷宗,并在卷盒上注明本盒内存放案卷的案卷号。

第二十八条　已经归挡的卷宗不得从卷内抽取材料,确需增添文书材料的,应经劳动保障监察机构负责人同意后,按立卷要求办理。

第二十九条　各级劳动保障监察机构应当建立档案保管数量、保管情况登记制度,并根据各类档案的实际情况采取科学的检索工具和方法,以提高档案利用和保管的工作效率和质量。

第三十条　各级劳动保障监察机构应设置档案室,配备档案装具,采取防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施,定期检查门窗、电灯、开关等,周围不得存放危害档案安全的物品。

第三十一条　本劳动保障监察机构工作人员因工作需要借阅档案,应办理借阅登记手续。借出档案,须经劳动保障监察机构负责人批准,并按规定期限退还,一般不超过7日。

第三十二条　行政复议机关和人民法院因复议或诉讼调卷的,以及向人民法院申请强制执行附卷的,按照复议机关和人民法院有关要求办理。

第三十三条　外单位及人员查阅档案，应持介绍信或其它有效证明，经劳动保障监察机构负责人批准后，与承办监察员一同查阅。凡涉及投诉举报人利益、用人单位商业秘密以及其他需要保密的事项，应当采取保密措施，防止泄密。卷内材料除行政处理决定书、处罚决定书等结论性材料，原则上不准摘抄和复制。

第三十四条　档案利用人对借阅、查阅的档案,不得拆封、抽取材料、涂改飞勾画、污损,不得转借他人。

第三十五条　档案管理人员必须严格遵守纪律,保守国家秘密不得擅自扩大利用范围,不得泄露档案内容。

第三十六条　对保管期限届满的档案，按国家有关档案销毁的规定办理。确定销毁的档案，应把其中的行政处理决定书、处罚决定书等结论性文书取出一份，按年度、类别、案卷号的顺序整理立卷，随有关年度编号，永久保存。

对仍有继续保存利用价值的档案，可以适当提升档次,继续保存。

第三十七条　对违法情节轻微,在7日内及时纠正或经初步调查未发现违法行为等没有进入立案查处程序的文书材料,可作为C类案卷,参照本规定进行收集、整理,同一事由的数份材料用不锈钢钉书钉在文书材料左上角装订,按照受理顺序装入卷盒,保管5年。

第三十八条　本办法由江苏省劳动和社会保障厅负责解释。

第三十九条　本规定自2005年1月1日起施行。